L’ archiviazione ottica sta venendo utilizzata in un numero sempre maggiore di aziende per garantire sia una conservazione assolutamente sicura che un rapido
recupero di tutti i documenti importanti, riservati o pubblici.
Ma perché questo passaggio dai sistemi tradizionali al digitale?
Ce lo siamo fatto spiegare da dei veri specialisti, ossia i tecnici della Datasis, un’azienda italiana specializzata proprio nei sistemi di archiviazione ottica:
e la risposta è che il passaggio comporta una riduzione dei costi, un risparmio di tempo, e un netto miglioramento delle performance aziendali.
Archiviazione ottica, documenti disponibili a tutti
Con una soluzione documentale basata sull’archiviazione ottica, infatti, in azienda diventa possibile digitalizzare immediatamente sia i documenti stampati in
arrivo che quelli prodotti internamente, il che li rende da subito disponibili a tutti gli operatori dell’azienda sui propri terminali, o perfino ai collaboratori
esterni tramite collegamento internet.
Questo riduce a zero i tempi di ricerca dei documenti, permette di non dedicare all’archivio grandi spazi meglio sfruttati altrimenti, e permette ai dipendenti
di focalizzarsi su attività maggiormente produttive.
Inoltre, grazie ai programmi di OCR che molti sistemi di archiviazione ottica vantano, è possibile estrarre automaticamente i parametri di indicizzazione
dai documenti digitalizzati, permettendone un’archiviazione ordinata ed efficiente.
Benefici? Enorrmi
Fra gli altri benefici più significativi dell’archiviazione ottica per le aziende, possiamo sicuramente elencare:
- La fine della necessità di mantenere copia cartacea dei documenti, che immagazzinati in formato elettronico occupano molto meno spazio e non corrono
il rischio di andare smarriti; - L’accesso istantaneo a qualsiasi documento aziendale, da qualunque punto del Mondo, per chiunque disponga delle corrette chiavi di accesso:
la fusione di sicurezza totale e immediata accessibilità; - La possibilità di rispondere molto più rapidamente alle richieste della clientela o dei fornitori, richiamando immediatamente l’intero storico di qualsiasi pratica;
- L’integrazione completa con qualsiasi software gestionale, così da permettere l’accesso all’archivio documentale dall’interno delle applicazioni già in uso;
- La possibilità di inviare qualsiasi documento via email, o se necessario di stamparne una copia cartacea solo nel momento del bisogno;
- La possibilità di ricostruire il percorso di qualsiasi documento e delle attività relative, come stampe, letture, inoltri, o modifiche, per identificare gli agenti responsabili;
- La garanzia che i documenti non possono essere eliminati per errore dal sistema, e quindi l’assicurazione di avere tutta la documentazione necessaria al sicuro e disponibile per tutto il tempo richiesto dalla legge o dalla policy aziendale;
Lo standard nelle grandi e piccole aziende
Non è dunque difficile capire perché i sistemi di archiviazione ottica stiano ormai da anni diventando quasi lo standard negli uffici di grandi e piccole
aziende: l’investimento, anche per un sistema complesso e personalizzato, si ripaga facilmente con il risparmio di denaro, tempo, e fatica che l’utilizzo
del sistema permette.
Forse non rapidamente quanto si poteva pensare qualche anno fa, ma l’ufficio senza carta si avvia a diventare realtà.
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