Archiviazione ottica: i vantaggi di una trasformazione dell’ufficio

Archiviazione ottica: i vantaggi di una trasformazione dell’ufficio

L’ archiviazione ottica sta venendo utilizzata in un numero sempre maggiore di aziende per garantire sia una conservazione assolutamente sicura che un rapido
recupero di tutti i documenti importanti, riservati o pubblici.
Ma perché questo passaggio dai sistemi tradizionali al digitale?
Ce lo siamo fatto spiegare da dei veri specialisti, ossia i tecnici della Datasis, un’azienda italiana specializzata proprio nei sistemi di archiviazione ottica:
e la risposta è che il passaggio comporta una riduzione dei costi, un risparmio di tempo, e un netto miglioramento delle performance aziendali.

Archiviazione ottica, documenti disponibili a tutti

Con una soluzione documentale basata sull’archiviazione ottica,  infatti, in azienda diventa possibile digitalizzare immediatamente sia i documenti stampati in
arrivo che quelli prodotti internamente, il che li rende da subito disponibili a tutti gli operatori dell’azienda sui propri terminali, o perfino ai collaboratori
esterni tramite collegamento internet.
Questo riduce a zero i tempi di ricerca dei documenti, permette di non dedicare all’archivio grandi spazi meglio sfruttati altrimenti, e permette ai dipendenti
di focalizzarsi su attività maggiormente produttive.
Inoltre, grazie ai programmi  di OCR che molti sistemi di archiviazione ottica vantano, è possibile estrarre automaticamente i parametri di indicizzazione
dai documenti digitalizzati, permettendone un’archiviazione ordinata ed efficiente.

Benefici? Enorrmi

Fra gli altri benefici più significativi dell’archiviazione ottica per le aziende, possiamo sicuramente elencare:

  • La fine della necessità di mantenere copia cartacea dei documenti, che immagazzinati in formato elettronico occupano molto meno spazio e non corrono
    il rischio di andare smarriti;
  • L’accesso istantaneo a qualsiasi documento aziendale, da qualunque punto del Mondo, per chiunque disponga delle corrette chiavi di accesso:
    la fusione di sicurezza totale e immediata accessibilità;
  • La possibilità di rispondere molto più rapidamente alle richieste della clientela o dei fornitori, richiamando immediatamente l’intero storico di qualsiasi pratica;
  • L’integrazione completa con qualsiasi software gestionale, così da permettere l’accesso all’archivio documentale dall’interno delle applicazioni già in uso;
  • La possibilità di inviare qualsiasi documento via email, o se necessario di stamparne una copia cartacea solo nel momento del bisogno;
  • La possibilità di ricostruire il percorso di qualsiasi documento e delle attività relative, come stampe, letture, inoltri, o modifiche, per identificare gli agenti responsabili;
  • La garanzia che i documenti non possono essere eliminati per errore dal sistema, e quindi l’assicurazione di avere tutta la documentazione necessaria al sicuro e disponibile per tutto il tempo richiesto dalla legge o dalla policy aziendale;

Lo standard nelle grandi e piccole aziende

Non è dunque difficile capire perché i sistemi di archiviazione ottica stiano ormai da anni diventando quasi lo standard negli uffici di grandi e piccole
aziende: l’investimento,  anche per un sistema complesso e personalizzato, si ripaga facilmente con il risparmio di denaro, tempo, e fatica che l’utilizzo
del sistema permette.
Forse non rapidamente quanto si poteva pensare qualche anno fa, ma l’ufficio senza carta si avvia a diventare realtà.

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